ネットショップの経理業務をRPAしよう【楽天市場の売掛金をfreee会計にAPIで登録】
経理担当のみなさん、毎日の仕分お疲れさまです。
経理代行会社や一定規模以上のEC運用会社の経理担当なら、楽天の売掛金を毎日帳簿に仕分けするなんて面倒すぎてやっていられませんよね。そこで、この記事では楽天の売掛金の面倒な仕分けを自動化する方法を、読んでいる方のITリテラシー初級編、中級編、上級編に分けてお伝えします。
この記事のRPAは楽天とfreeeのAPIを利用すれば経理業務のRPAができるかもと思って書きました。苦労している方のお役にたてればと思います。なお、この記事では会計ソフトはfreeeを使う前提で記事を書きますが、考え方はマネーフォワードなどでも同じです。面倒な経理業務はAPIでどんどん自動化しましょう。
目次
- 初級編：freeeの外部アプリを使う
- 中級編：エクセルのマクロでRPA
- 上級編：APIをフル活用してEC事業の経理業務をRPA
初級編：freeeの外部アプリを使う
freeeの外部アプリストアを見る限り、EC関連ではカラーミー、Amazon、BASE、ネクストエンジンShopifyなどがありますが、なぜか楽天がありません。もっとも楽天の場合、ほとんどの会社が楽天から振り込み明細が送られてくるから、それを仕分けして終わりでしょうけど。ただし、楽天で月商が1000万円を超えるなどの一定規模以上の会社だと、以下のようなニーズが出てくることもあるかもしれません。
- 月末締めを短縮したい
- 経理業務の属人化を消したい
- ネットショップの売上・入金・手数料が一致しない
- 外注先の経理代行会社から改善を求められている
そういう会社や、または経理で自社固有の特殊な業務がある会社の場合は、アプリが要件を満たさない可能性もあります。そういう場合はAPI連携が現実的な選択肢となります。API連携できれば属人化された経理業務もRPAへの道が拓けます。
freeeをお使いの方は、サイドバーに「外部アプリ」があるので試したことのない方は、一度確認するといいでしょう。
中級編：エクセルのマクロでRPA
いまさら説明が不要なエクセルのマクロでも楽天の受注データをCSV出力すればRPAができます。マクロは使える人が多く、Lancersのような外注マッチングサイトで募集すれば、たくさん応募があります。また、多少のITの知識があれば生成AIでもできてしまいます。RPAの障壁は数年前より確実に下がっています。
楽天の受注ステータスに注意してデータを出力しましょう。一般にネットショップの収益認識に関する会計基準は商品を出荷した際です。発送伝票番号をRMSの注文データに入力すると「発送済み」にステータスが変わるので、それをもってして「一時点で充足される履行義務」を果たしたとされます。
ただし、AmazonやShopifyのように準備ができた商品から順次出荷するのようなケースもあるので、こういう複雑な運用をしているネットショップは注意が必要です。まぁ、小さい規模のネットショップならまずないからあまり気にする必要はないとは思います。
上級編：APIをフル活用してEC事業の経理業務をRPA
最後に紹介するのは上級編のRPAです。APIを駆使して自前のRPAを作るので、社内のIT人材か、または外部でもいいのですがITの専門家に相談する必要があります。例えば、楽天で自店舗でポイント・クーポンを負担する場合は費用となりますが、そういった経理処理がごちゃごちゃしていて毎月末は経理が修羅場だとか、経理担当者に菓子折を持参するなどしている場合は、RPAをする余地があります。
https://app.secure.freee.co.jp/developers
freeeで自前のアプリを作る場合、上記URLの通り「開発者ページ」というのがあるので、そこから手続きできます。マニュアルが充実しているので、アプリ作りの初心者でも簡単にできるでしょう。freeeのウェブサイトから、つまりブラウザからテストできます。
では、ここでfreeeのAPIを介して楽天の売掛金をfreeeに登録する流れを簡単に紹介しましょう。このプロセスを自動化すればまさにRPAです。さらっと書いてありますが、二重処理防止や処理速度に留意して現実的に「使える」RPAにするには結構難しいのです。
| 処理内容 | 備考 |
|---|---|
| 楽天APIで「発送済み」のデータを取得 | RMSからAPIの設定手作業ができる |
| 楽天から取得したデータをいったんDBやスプレッドシートなどに保存する | いったん保存すれば、取得済みのデータを再度APIリクエストする必要がない |
| スプレッドシートなどのデータを読み込んで、freeeにAPIリクエストする | リクエスト結果は保存すべし |
| リクエストが成功したら楽天の注文番号を記録しておく | 二重リクエストしないための措置 |
https://developer.freee.co.jp/reference/accounting/reference#/Deals/create_deal
マニュアルページ中程に下記の記述があります。このエンドポイントで楽天の売掛金をfreee会計に登録します。
/api/1/deals 取引（収入・支出）の作成
注意点
会計ソフトのAPIで確認する際は、必ずテスト環境で試しましょう。個人事業主や一人ECなどの零細事業者なら間違って仕分けを登録しても何も問題ないでしょうが、ある程度大きい会社の帳簿で間違って登録したとか、誤ってデータを削除したとなるとかなり面倒なことになります。
最後に
この記事で書いたことがどの程度需要があるか分かりませんが、楽天とfreeeのAPIで経理業務をRPAできる流れを紹介しました。実際に困っている方がいればご相談ください。力になれると思います。
